Auf einen Blick
- Gründung
- 1988
- Standorte
- Essen (Hauptsitz), Büro Hamburg, Tochtergesellschaft in Zug (Schweiz)
- Konzern
- GFOS Group
- Zertifizierungen
- ISO 27001
- Zielgruppen
- Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen
- Schwerpunkte
- Dienstplanung, Zeiterfassung, Qualifikations- und Ausfallmanagement, People Analytics
Workforce-Management-Software für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen bietet die GFOS mbH Gesellschaft für Organisationsberatung und Softwareentwicklung aus Essen als eigene Branchenlösung an. Das Familienunternehmen in zweiter Generation ist seit 1988 am Markt und bedient Kunden verschiedener Branchen; das Gesundheitswesen ist seit 2026 einer seiner strategischen Zielmärkte. Die Plattform verbindet Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Fehlzeitenmanagement und Analysen in einer gemeinsamen Datenbasis und läuft als SaaS in Rechenzentren in Deutschland.
Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben hinterlegt GFOS als Muss-, Soll- oder Kann-Regeln. Verstöße gegen Arbeitszeitgesetz, Tarif oder Dienstvereinbarung zeigt das System direkt im Dienstplan an, automatische Planungsvorschläge berücksichtigen Abwesenheiten, Wünsche und Qualifikationen. Nacht-, Wochenend- und Feiertagsdienste verteilt die Software nach nachvollziehbaren Regeln einschließlich tariflicher Belastungsgrenzen. In Kliniken werden Fachweiterbildungen, Fortbildungen und Zertifikate mit Gültigkeitsdaten zu Planungsregeln für Stationen und OP, an auslaufende Nachweise wie Reanimationskurse erinnert das System. Für die Langzeitpflege berücksichtigt die Einsatzplanung die Fachkraftquote und bietet ein digitales Wunschbuch sowie Diensttausch.
Arbeitszeiten erfassen Beschäftigte minutengenau an Terminals oder per App, Zuschläge und Sonderzeiten werden automatisch dokumentiert und an die Entgeltabrechnung übergeben. People Analytics und GFOS Intelligence werten Besetzungen, Ausfallzeiten und Überstunden nach Station und Schicht aus, ein KI-Assistent beantwortet Fragen in natürlicher Sprache. Das Unternehmen ist nach ISO 27001 zertifiziert. Neben dem Hauptsitz in Essen unterhält GFOS ein Büro in Hamburg und eine Tochtergesellschaft in Zug in der Schweiz, ein Partner betreibt ein Vertriebsbüro im österreichischen Wels. Nach eigenen Angaben zählt GFOS über alle Branchen mehr als 4.500 Kunden in 30 Ländern (Stand Oktober 2026).
Gegründet wurde das Unternehmen 1988 als Gesellschaft für Fabrik-Organisation und Softwareentwicklung mbH. Zwischen 1991 und 1992 führte es den Produktnamen X/TIME ein, der 2011 in gfos umbenannt wurde. Zum 20-jährigen Bestehen 2008 arbeiteten knapp 140 Menschen für GFOS, im selben Jahr entstand die Zweigstelle in Hamburg. 2012 folgte die GFOS Schweiz AG, 2014 die Freigabe des mobilen Workforce Managements und 2021 die GFOS App in allen App-Stores. 2022 übernahm die zweite Generation, zugleich entstand die GFOS Holding GmbH. Das Release GFOS 2026 bringt eine webbasierte Personaleinsatzplanung und KI-gestützte HR-Analytics.
Angebote und Leistungen
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Workforce Management Gesundheitswesen | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | SaaS-Plattform für Kliniken mit Einsatzplanung, Zeiterfassung, Fehlzeitenmanagement und Prüfung von Arbeitszeitgesetz, Tarif und Dienstvereinbarungen. |
| Einsatzplanung in der Langzeitpflege | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Dienstplanung für Pflegeeinrichtungen mit Fachkraftquote, stationsübergreifendem Mitarbeiter-Pool, digitalem Wunschbuch und Diensttausch. |
| Qualifikationsbasierte Dienstplanung in der Klinik | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Weiterbildungen, Fortbildungen und Zertifikate mit Gültigkeitsdaten als Planungsregeln für die Besetzung von Stationen und OP. |
| Ausfallmanagement in der Pflege | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Zentrale Abwesenheitsverwaltung mit Überblick über Personalreserven, um offene Dienste früh zu erkennen und intern zu besetzen. |
| Zeiterfassung und Zuschläge | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Minutengenaue Erfassung am Terminal oder per App, automatische Dokumentation von Zuschlägen und Übergabe an die Entgeltabrechnung. |
| People Analytics und GFOS Intelligence | Datenanalyse, BI und Medizincontrolling-Software | Auswertungen zu Besetzung, Ausfallzeiten, Überstunden und Qualifikationen je Station und Schicht, ergänzt um einen KI-Assistenten. |
| Schnittstellen zu KIS, SAP und DATEV | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Über 70 Schnittstellen, darunter zertifizierte SAP- und DATEV-Anbindungen sowie API-Integrationen für Krankenhausinformationssysteme. |
| Employee Self Services und GFOS App | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Beschäftigte sehen Zeitkonten, Salden und Dienstpläne, stellen Anträge digital und hinterlegen Wünsche und Verfügbarkeiten. |
Häufige Fragen
Unterstützt die Dienstplanung Nachweise nach der PpUGV?
Ja. Ist-Besetzung je Station und Schicht, Qualifikationen und Ausfallzeiten liegen strukturiert in einem System vor und lassen sich stationsgenau auswerten. Diese Ablage dient als Grundlage für Nachweise nach der Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung und für Meldungen an das InEK.
Wie verhindert das System Besetzungen ohne Pflichtqualifikation?
Qualifikationen wie examinierte Fachkraft oder Fachkunde lassen sich als Muss-Regel hinterlegen. Fehlt die Qualifikation, verhindert das System die Besetzung. Weniger strikte Anforderungen können stattdessen als Hinweis angelegt werden, der im Dienstplan erscheint, ohne die Planung zu blockieren.
Wie lassen sich kurzfristige Ausfälle auffangen?
Eine zentrale Abwesenheitsverwaltung macht krankheitsbedingte Ausfälle früh sichtbar und zeigt die vorhandenen Personalreserven. Über stationsübergreifende Mitarbeiter-Pools lassen sich offene Dienste intern besetzen; Beschäftigte tragen Wünsche und Verfügbarkeiten selbst in Self-Service oder App ein.
Lässt sich die Software an das KIS anbinden?
Ja. Neben zertifizierten Schnittstellen zu SAP und DATEV bietet GFOS dokumentierte API-Integrationen, auch für Krankenhausinformationssysteme. Insgesamt nennt das Unternehmen über 70 Schnittstellen, über die Dienstplan- und Zeitdaten mit Umsystemen wie Entgeltabrechnung oder KIS ausgetauscht werden.
