Auf einen Blick
- Gründung
- 2012 in Hamburg (Vorläufersystem seit 2008)
- Standorte
- Hamburg (Hauptsitz), Kapstadt
- Zielgruppen
- Pflegeeinrichtungen, Ambulante Dienste, Krankenhäuser, Arztpraxen und MVZ, Zahnarztpraxen, Apotheken
- Schwerpunkte
- Schicht- und Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsplanung, digitale Personalakte
Schichtpläne, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personalakten in einer webbasierten Anwendung bündelt die EASYPEP (haftungsbeschränkt) UG aus Hamburg unter der Marke Staffomatic. Die Software ist branchenübergreifend angelegt und hat eigene Angebote für Pflegedienste und Seniorenheime, Krankenhäuser, Arzt- und Zahnarztpraxen, Apotheken und den Rettungsdienst.
Im Online-Schichtplaner entstehen Pläne aus Vorlagen, ein Qualifikationsfilter zeigt passendes Personal, und Änderungen erreichen das Team per Push-Nachricht im Browser oder in der App. Mitarbeitende tragen ihre Verfügbarkeiten selbst ein, bewerben sich auf Wunschschichten und tauschen Dienste untereinander, bevor die Planung prüft und freigibt. Urlaub und Krankmeldungen laufen über digitale Anträge mit Freigabe und Urlaubssperren. Die Zeiterfassung funktioniert mobil per App oder zentral über ein Terminal mit persönlicher PIN, Überstundenkonten und Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit werden automatisch geführt. Eine digitale Personalakte mit Änderungsprotokoll und rollenbasierten Zugriffsrechten ergänzt das Angebot.
Krankenhäuser planen Früh-, Spät-, Nacht- und Wochenenddienste über Abteilungen hinweg und lassen Arbeitszeit- und Pausenregeln prüfen. In Arzt- und Zahnarztpraxen werden MFA mit sichtbaren Qualifikationen wie Prophylaxe oder OP-Assistenz den Behandlungsräumen zugeordnet. Pflegeeinrichtungen berücksichtigen bei der Einteilung Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Schichtpräferenzen. Weitere Anbindungen bestehen zu Personio, über den Partner conni zu Datafox-Terminals, zu Slack und per API.
Nach eigenen Angaben arbeiten über 1.500 Teams mit 70.000 Anwenderinnen und Anwendern mit der Software, darunter mehr als 100 Pflegeteams (Stand Oktober 2026). Neben dem Hauptsitz in Hamburg besteht seit 2021 ein Standort in Kapstadt, von dem aus laut Karriereseite ebenfalls gearbeitet werden kann.
Die Anfänge liegen 2008 in Berlin, wo ein selbst programmiertes System zur Einsatzplanung entstand. 2012 folgten die offizielle Gründung in Hamburg und Easypep 2.0, 2014 englische und französische Fassungen unter dem Namen Staffomatic. Seit 2017 gibt es die mobile App, seit 2018 die digitale Zeiterfassung; 2020 wurde Easypep in Staffomatic umbenannt, und 2023 kamen eine neue App sowie Funktionen für gesetzliche Pausen, Qualifikationen und Zuschläge hinzu.
Angebote und Leistungen
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Online-Schichtplaner | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Cloudbasierte Schichtplanung mit Vorlagen, Qualifikationsfilter, Schichttausch und Push-Hinweisen im Browser und per App. |
| Abwesenheits- und Urlaubsplaner | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Digitale Anträge für Urlaub und Krankmeldungen mit Freigabe, Urlaubssperren und Abgleich mit dem Wochenplan. |
| Zeiterfassung und Stempeluhr | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Arbeitszeiterfassung per App oder Terminal mit PIN, Prüfung und Freigabe sowie Export als CSV oder Excel. |
| Arbeitszeitkonto und Zuschläge | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Automatische Überstundenkonten, individuelle Arbeitszeitmodelle und Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit. |
| Digitale Personalakte | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Ablage von Stammdaten, Verträgen und Dokumenten mit hinterlegten Löhnen, Änderungsprotokoll und Zugriff nach Rollen. |
| Dienstplanung Pflege | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Angebot für Pflegedienste, Seniorenheime und ambulante Pflege mit Blick auf Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Präferenzen. |
| Dienstplanung Krankenhaus | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Abteilungsübergreifende Planung von Früh-, Spät-, Nacht- und Wochenenddiensten mit Prüfung von Arbeitszeit- und Pausenregeln. |
| Dienstplanung Arzt- und Zahnarztpraxis | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Zuordnung von MFA zu Behandlungsräumen nach Qualifikation, mit selbst eingetragenen Verfügbarkeiten des Teams. |
| Integrationen und Schnittstellen | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Anbindung an Personio, DATEV-Export, Datafox-Terminals über conni, Slack-Benachrichtigungen und Zugriff per API. |
Häufige Fragen
Eignet sich die Software für ambulante Pflegedienste?
Ja. Laut Branchenseite ist Staffomatic für lokale Pflegedienste, ambulante Pflegeeinrichtungen und Pflegehäuser konzipiert. Teams im Außeneinsatz greifen mobil auf ihre Pläne zu und sehen Änderungen sofort in der App.
Wie wird mit kurzfristigen Ausfällen umgegangen?
Krankmeldungen und Tauschanfragen laufen direkt über die App. Der Plan aktualisiert sich sofort, offene Schichten lassen sich neu vergeben, und die Planung prüft Tauschwünsche, bevor sie freigegeben werden.
Wo werden die Daten gehostet?
In einem Rechenzentrum in Deutschland. Übertragungen sind SSL-verschlüsselt oder laufen in einem privaten Netzwerk; laut Datenschutzseite werden keine Daten an Dritte weitergegeben, zudem gibt es einen externen Datenschutzbeauftragten und ein internes Datenschutz-Management-System.
Wie gelangen die Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung?
Staffomatic führt Arbeitszeitkonten mit Überstunden und Zuschlägen automatisch und exportiert sie DATEV-konform. Erfasste Zeiten lassen sich zusätzlich als CSV- oder Excel-Datei ausgeben, Personaldaten werden über eine Schnittstelle mit Personio synchronisiert.
Werden Qualifikationen bei der Einteilung berücksichtigt?
Ja. Über hinterlegte Qualifikationen und Abzeichen filtert die Software passendes Personal je Schicht, in Zahnarztpraxen etwa für Prophylaxe oder OP-Assistenz. Die entsprechenden Funktionen gehören seit dem Ausbau im Jahr 2023 zum Umfang.
