Auf einen Blick
- Gründung
- 2015 in Karlsruhe
- Mitarbeiter
- über 55 (nach eigenen Angaben, Stand Oktober 2026)
- Standorte
- Karlsruhe (Hauptsitz)
- Zielgruppen
- Krankenhäuser, Arztpraxen und MVZ, Apotheken, Pflegeeinrichtungen, Ambulante Dienste
- Schwerpunkte
- Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheits- und Personalverwaltung
Die Papershift GmbH aus Karlsruhe wurde 2015 gegründet und entwickelt eine cloudbasierte Software für Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung. Für das Gesundheitswesen bietet das Unternehmen eigene Branchenlösungen für Krankenhäuser, Arztpraxen, Apotheken sowie Pflege und soziale Einrichtungen, das Angebot nennt zudem Rettungsdienste. Neben dem Gesundheitswesen richtet sich die Software an weitere Branchen mit Schichtbetrieb wie Gastronomie, Einzelhandel und Produktion.
In Krankenhäusern bündelt Papershift die Dienste von Pflege, Ärzteteams und Funktionsdiensten in einer zentralen Planung. Tarifmodelle lassen sich je Berufsgruppe hinterlegen, Pausen und Ruhezeiten prüft das System automatisch. Über Self-Service sind die Beschäftigten eng eingebunden: sie tauschen Dienste untereinander oder bewerben sich per App auf offene Schichten. Auswertungen sind standortübergreifend möglich.
In Arztpraxen verknüpft die Software Dienst-, Raum- und Aufgabenplanung: Medizinische Fachangestellte werden nach Verfügbarkeit und Qualifikation eingeteilt, Behandlungszimmern oder Ärzten zugeordnet und in der Urlaubsplanung berücksichtigt. Apotheken teilen PTA, PKA und weitere Beschäftigte automatisch nach Qualifikation und Stundenkonto ein. Ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen planen Touren, Dienste und Ausfälle in einem gemeinsamen System, abgestimmt auf Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Wiederkehrende Einsätze bei festen Klientinnen und Klienten lassen sich festen Mitarbeitenden zuweisen, mobile Teams stempeln per App direkt beim Patienten.
Die Plattform läuft im Browser und als App. Im Sandkasten-Modus lassen sich kommende Wochen oder Monate vorplanen und zu einem gewählten Zeitpunkt veröffentlichen, danach sehen Mitarbeitende jede Änderung in Echtzeit. Neben der Planung umfasst die Plattform Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, eine digitale Personalakte, Lohnabrechnung und Onboarding. Eine integrierte KI soll Vertragserstellung, Onboarding, Zeiterfassung und Einsatzplanung automatisieren. Arbeitszeiten übernimmt das System automatisch aus dem Dienstplan, alternativ stempeln Beschäftigte im Browser, per Tablet- oder Mobil-App oder an einem Terminal.
Nach eigenen Angaben (Stand Oktober 2026) arbeiten über 55 Mitarbeitende aus mehr als zwölf Ländern für Papershift, branchenübergreifend nutzen über 200.000 Menschen in über 17 Ländern die Software. Den Support übernimmt ein eigenes Team in Deutschland. 2021 nahm Papershift im Rahmen einer Series-A-Finanzierung den Wagniskapitalgeber eCAPITAL in den Gesellschafterkreis auf.
Angebote und Leistungen
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Dienstplanung für Krankenhäuser | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Zentrale Planung im 24/7-Betrieb für Pflege, Ärzte und Funktionsdienste mit Tarifmodellen je Berufsgruppe und automatischer Regelprüfung. |
| Personalplanung für Arztpraxen | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Verbindet Dienst-, Raum- und Aufgabenplanung und ordnet MFA nach Verfügbarkeit Behandlungszimmern oder Ärzten zu. |
| Personaleinsatzplanung für Apotheken | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Automatische Einteilung von PTA, PKA und weiterem Personal nach Qualifikation und Stundenkonto, inklusive Nacht- und Notdiensten. |
| Personaleinsatzplanung für Pflege und soziale Einrichtungen | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Touren, Dienste und Ausfälle ambulanter und stationärer Einrichtungen in einem System, ausgerichtet an Verfügbarkeit und Qualifikation. |
| Zeiterfassung | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Arbeitszeiten aus dem Dienstplan, per Stempeluhr im Browser, App oder Terminal, mit Exporten für Lohn und DATEV. |
| Urlaubs-, Abwesenheits- und HR-Verwaltung | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Anträge mit Konfliktprüfung, digitale Personalakte, Lohnabrechnung, Onboarding und Berichte zu personellen Engpässen in einer Anwendung. |
Häufige Fragen
Welche Exporte und Terminals unterstützt die Zeiterfassung?
Erfasste Zeiten lassen sich als PDF, CSV und XLS ausgeben und für DATEV exportieren. Für die Erfassung am Terminal besteht seit 2021 eine Integrationspartnerschaft mit EasySecure, einem Anbieter für Zugangskontrolle und Identitätsmanagement.
Lassen sich Nacht- und Notdienste einer Apotheke langfristig planen?
Ja. Die Personaleinsatzplanung für Apotheken legt Nacht- und Notdienste automatisch und im individuellen Rhythmus über längere Zeiträume fest. Grundlage sind Qualifikation und Stundenkonto jeder Person, sodass die Dienste passend zum Team verteilt werden.
Ist die Krankenhauslösung auf Schichtbetrieb rund um die Uhr ausgelegt?
Ja. Die Lösung ist für dauerhaften Schichtbetrieb mit Nacht- und Wochenenddiensten konzipiert und führt die Berufsgruppen in einer zentralen 24/7-Planung zusammen. Nacht-, Feiertags- und Rufdienstzuschläge werden entsprechend den hinterlegten Tarifmodellen berücksichtigt.
Wie behalten Leitungen Abwesenheiten und Engpässe im Blick?
Beschäftigte stellen Urlaubs- und Abwesenheitsanträge selbstständig, das System prüft dabei Konflikte mit der Planung. Berichte weisen auf personelle Engpässe hin, und standortübergreifende Auswertungen ergänzen die Übersicht für Einrichtungen mit mehreren Häusern.
