Auf einen Blick
- Gründung
- 2019 (erster Prototyp), Marktstart 2020
- Standorte
- Berlin (Hauptsitz)
- Zielgruppen
- Arztpraxen und MVZ, Krankenhäuser, Ambulante Dienste, Apotheken
- Schwerpunkte
- Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Dienstplan-App
Die Idee zur Software stammt aus dem Alltag einer Apotheke: 2019 entwickelte ein vierköpfiges Gründerteam daraus einen ersten Prototyp für Schichtplanung und Zeiterfassung. Heute bietet die Aplano GmbH mit Sitz in Berlin eine Lösung für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten an, die eigene Varianten für Arztpraxen und Krankenhäuser, ambulante Pflegedienste und Apotheken umfasst.
In Praxen und Kliniken werden Teams per Drag-and-drop eingeplant, wobei Fachgebiete und Sprechzeiten in Tages-, Wochen- und Monatspläne einfließen. Für ambulante Pflegedienste plant die Software Touren und Stationsdienste; Pflegekräfte stempeln per Smartphone beim Patienten, und die Zeiten werden Touren oder Patienten zugeordnet. Apothekenteams lassen sich nach Qualifikationen und Arbeitsbereichen einteilen, hinterlegte Verfügbarkeiten erscheinen dabei direkt im Plan. Wiederverwendbare Vorlagen und die Vergabe offener Schichten unterstützen eine automatische Dienstplanung.
Neben der Planung verwaltet Aplano Urlaub, Krankmeldungen und Fortbildungen an zentraler Stelle, Urlaubskonten werden automatisch fortgeschrieben und eigene Abwesenheitstypen sind möglich. Gestempelt wird per App mit Geolokalisierung, an einer Tablet-Station oder am Desktop, Pausen- und Ruhezeitregeln sind hinterlegt. Auswertungen je Tag, Woche oder Monat fassen Schichten, Korrekturen und Feiertage zusammen und lassen sich exportieren. Eine digitale Personalakte mit Zugriffsrechten speichert Stammdaten, Verträge und Nachweise, ein interner Chat mit Lesebestätigung informiert über Änderungen am Dienstplan. Die App für Android und iOS zeigt eigenen Dienst- und Teamplan, Abwesenheiten und Verfügbarkeiten und erlaubt Schichttausch mit Benachrichtigungen; die Stempeluhr der App arbeitet mit Geofencing.
Nach dem Marktstart mit ersten Pilotkunden im Jahr 2020 erweiterte das Unternehmen den Funktionsumfang 2021 für größere Teams, 2022 folgten Schichttausch, Verfügbarkeiten und Kommunikation auf dem Smartphone. 2023 zog Aplano nach Berlin um. Seit 2025 bindet das Unternehmen über eine Partnerschaft mit Ananascode externe Systeme wie Personio an. Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 100.000 Menschen die Dienstplan-App des Unternehmens (Stand Oktober 2026).
Angebote und Leistungen
| Angebot | Leistung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Dienstplanung für Arztpraxen und Krankenhäuser | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Teams in Praxis und Klinik werden per Ziehen und Ablegen eingeteilt, passend zu Fachrichtung und Sprechstunde. |
| Dienstplanung für Pflegedienste | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Touren- und Dienstplanung für Pflegekräfte mit mobiler Zeiterfassung samt GPS-Nachweis und Patientenzuordnung. |
| Dienstplanung für Apotheken | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Einteilung nach Qualifikation und Arbeitsbereich, bei der hinterlegte Verfügbarkeiten sofort berücksichtigt werden. |
| Digitale Zeiterfassung und Stempeluhr | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Stempeln per App, Tablet oder Desktop mit Standorterkennung, Pausenregeln und optional Fingerabdruck oder RFID. |
| Urlaubsplaner und Abwesenheiten | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Übersicht über Urlaub, Krankmeldungen und Fortbildungen mit automatisch fortgeschriebenen Urlaubskonten und digitalen Anträgen. |
| Auswertungen und Export | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Frei einstellbare Arbeitszeitberichte je Tag, Woche oder Monat, exportierbar unter anderem für die Lohnabrechnung. |
| Personalakte und Mitarbeiter-Chat | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | Digitale Akte für Personaldaten und Dokumente mit abgestuften Rechten, dazu Nachrichten an das Team mit Lesebestätigung. |
| Mobile App für Android und iOS | Dienstplan- und Personaleinsatzsoftware | App mit eigenem Plan und Teamplan, Geofencing-Stempeluhr, Schichttausch, Verfügbarkeiten und Benachrichtigungen. |
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Zeiterfassung im ambulanten Pflegedienst?
Pflegekräfte erfassen ihre Arbeitszeit per Smartphone direkt beim Patienten, ein GPS-Nachweis dokumentiert den Ort. Die Zeiten werden anschließend einer Tour oder einem Patienten zugeordnet; Tourenplanung und Stationsdienste laufen in derselben Variante für Pflegedienste.
Wo werden die Daten der App gehostet?
Laut Datenschutzerklärung wird die App über Google Firebase betrieben, die Server stehen in den USA. Wer Aplano in Praxis, Klinik, Pflegedienst oder Apotheke einsetzt, schließt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Aplano.
Welche Wege zur Arbeitszeiterfassung stehen zur Verfügung?
Arbeitszeiten lassen sich per Smartphone-App, über ein Tablet als Stempeluhr-Station oder am Desktop erfassen. Die Station kann zur Anmeldung mit Fingerabdruck oder RFID-Lesekopf ausgestattet werden, in der App erkennt Geofencing den Arbeitsort.
Lassen sich Arbeitszeiten an Lohn- und HR-Systeme übergeben?
Die Auswertungen der Arbeitszeiten sind frei konfigurierbar und lassen sich ausdrücklich auch für die Lohnabrechnung exportieren. Seit 2025 können über den Integrationspartner Ananascode außerdem externe HR-Systeme wie Personio angebunden werden.
