Erlösmanagement umfasst alle Schritte, mit denen ein Krankenhaus seine Erlöse plant, abrechnet, gegen Kürzungen absichert und am Jahresende mit dem vereinbarten Budget abgleicht. Beteiligt sind Patientenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Leitungsebene und das Medizincontrolling. Während Letzteres vor allem Dokumentation und Kodierung verantwortet, betrachtet das Erlösmanagement den gesamten Weg vom Leistungsplan bis zum Geldeingang.
Rechtliche Eckpunkte des Erlöskreislaufs
Welche Entgelte ein Krankenhaus für allgemeine Leistungen berechnen darf, zählt § 7 Abs. 1 KHEntgG auf, darunter Fallpauschalen und Zusatzentgelte aus den Bundeskatalogen, krankenhausindividuelle Entgelte, Entgelte für neue Untersuchungs- und Behandlungsmethoden, tagesbezogene Pflegeentgelte, Zu- und Abschläge sowie ab 2028 die Vergütung eines Vorhaltebudgets. Für die weiteren Schritte gelten folgende Regeln (Rechtsstand Oktober 2026):
| Schritt | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung | elektronische Übermittlung an die Kasse; danach Korrektur nur zur Umsetzung eines MD-Ergebnisses oder Urteils | § 301 SGB V, § 17c Abs. 2a KHG |
| Zahlung | Begleichung durch die Kasse binnen fünf Tagen nach Rechnungseingang | § 109 Abs. 5 SGB V |
| Prüfung | Einleitung spätestens vier Monate nach Rechnungseingang, begrenzt durch eine quartalsbezogene Prüfquote | § 275c SGB V |
| Verjährung | Vergütungs- und Rückzahlungsansprüche verjähren zwei Jahre nach Ablauf des Entstehungsjahres | § 109 Abs. 5 SGB V |
| Jahresausgleich | Mehr- und Mindererlöse gegenüber dem Erlösbudget werden anteilig ausgeglichen | § 4 Abs. 3 KHEntgG |
Die Zahlungsfrist bindet die Kassen, die zweijährige Verjährung nach § 109 Abs. 5 SGB V gilt dagegen für beide Seiten: Nach Ablauf der Frist verjähren offene Forderungen des Krankenhauses ebenso wie Rückforderungen der Kassen; für Hemmung und Neubeginn gilt das Bürgerliche Gesetzbuch entsprechend.
Steuerungsaufgaben im Krankenhaus
Gesteuert wird weniger über einzelne Rechnungen als über Quoten und Laufzeiten: Anteil unbeanstandeter Abrechnungen, offene MD-Prüfungen, Rückforderungen und Fälle kurz vor der Verjährung. Der Anteil unbeanstandeter Rechnungen bestimmt die zulässige Prüfquote und, unterhalb einer Schwelle, einen Aufschlag auf Rückzahlungen. Bis Ende 2026 liegt diese Schwelle bei 60 Prozent; nach dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz (BGBl. 2026 I Nr. 228) steigt sie ab dem 1. Januar 2027 auf 80 Prozent, und die Quote kann dann bis zu 40 Prozent der Schlussrechnungen erreichen. Am Jahresende entscheidet der Abgleich mit dem Ergebnis der Budgetverhandlung darüber, welcher Teil abweichender Erlöse zurückfließt oder nachgezahlt wird; Mindererlöse gegenüber dem Erlösbudget gleicht das Gesetz ab 2028 nicht mehr aus.
Umstellung durch das Vorhaltebudget
Ab dem 1. Januar 2028 erhält ein Krankenhaus für zugewiesene Leistungsgruppen, deren Mindestvorhaltezahl es erfüllt oder deren Erbringung das Land als zwingend erforderlich festgestellt hat, ein Vorhaltebudget nach § 6b KHEntgG. Abgerechnet wird es über fallbezogene Entgelte, die nicht der Einzelfallprüfung durch den Medizinischen Dienst unterliegen. Weichen die Jahreserlöse vom Budget ab, wird die Differenz grundsätzlich vollständig ausgeglichen. Liegen die Vorhalteerlöse ab 2028 in einem der ersten drei Quartale voraussichtlich mindestens 5 Prozent unter einem Viertel des Jahresbudgets, kann das Krankenhaus einen Zuschlag verlangen; die Anzeige ist bis zum Ende des betreffenden Quartals fällig. Den Ausgleichsbetrag ermittelt das Haus bis zum 28. Februar des Folgejahres und legt eine im Rahmen der Jahresabschlussprüfung bestätigte Erlösaufstellung vor.
Für 2028 und 2029 glättet ein Konvergenzbetrag den Übergang, bemessen mit 66 und 33 Prozent der Differenz zwischen Ausgangs- und Zielwert. Das Erlösmanagement führt damit zwei Logiken nebeneinander: fallabhängige Erlöse mit Prüfrisiko und ein budgetiertes Vorhaltevolumen mit eigenen Anzeige- und Ausgleichsfristen. Die Höhe der Budgets einzelner Häuser steht erst mit den Bescheiden des InEK fest, die erstmals bis zum 10. Dezember 2027 für das Jahr 2028 ergehen sollen (§ 37 Abs. 5 KHG).